徹底解説☆web会議入門ガイド

これまでよりも利便性に優れたweb会議とは

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これまでよりも利便性に優れたweb会議とは

今までは会議といえば対面式やテレビ会議が導入されてきました。
対面の会議では会議室にいる人しか参加できません。
全員が同じオフィスにいればいいですが、各地に支社があると手間がかかります。
会議の日程に合わせて全員が集まらないといけません。
場所が遠ければ飛行機や新幹線などを使う必要があるので交通費が発生します。
テレビ会議は映像と音声を出すために専用の機器を用意します。
機器が設置されている会議室に集まらないと参加することができません。
場所の制約がデメリットといえます。
機器を複数の拠点に設置すれば問題はなくなります。
しかし、システム導入や運営にかかるコストがかかるのが課題です。
導入には数百万円必要なこともあり、維持管理にはプロのエンジニアが必須です。
多額の費用が必要なので中小企業は導入しづらいかもしれません。


最近広く使われ始めているのがweb会議システムです。
パソコン・タブレット・スマートフォンの端末を用意してweb上で通信を行います。
サーバーにアクセスできる環境があれば会議に参加できます。
音声や映像を共用するのでリアルタイムで会議を行います。
web会議を導入すれば様々な場所で活用できます。
ホテルやオフィスなどスペースがあれば会議に参加することもできます。
社外だけでなく社内の人も会議室に行く必要はありません。
場所の制約がなくなることで日程調整も容易です。
また、これまでよりもシステムの構築や運営コストが少なくなります。
web上で実施すれば会議室を用意する必要はなくなります。
工夫すればかなりコストを縮小できます。
映像・音声だけでなく、アプリケーションやデスクトップも共有できます。
あらゆる情報を共有すればスムーズに会議を行えるでしょう。
人数規模やあらゆる目的をカバーできて汎用性が高いです。


利便性に優れたweb会議の活用方法は会議だけではありません。
例えば社員教育にも導入できます。
オンラインセミナーを開催するのにうってつけのシステムです。
講師もオンラインで行えばわざわざ来てもらう必要がありません。
特定の人にだけ参加できるセミナーも可能です。
システムによってはアンケートや発言機能もあります。
社員教育のためのシステムとしてぜひ導入してみましょう。
もしIT関係でトラブルが起きたらヘルプデスクとして活用しましょう。
システム上にエンジニアを付ける事で、トラブル時にログインして問題を解決してもらいます。
あらゆる情報が共有されているので個々のトラブルを把握しやすいです。
リモート機能で遠隔操作すれば直接トラブルに対処できます。
場所を選ばない特性を使えば在宅勤務などのテレワークを運用できます。
web会議を通せば各拠点からコミュニケーションを取れます。
サテライトオフィスなら業務効率も向上します。
また、勤怠管理や業務状況も分かるので人材評価も容易に行えます。

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