徹底解説☆web会議入門ガイド

web会議とこれまでの会議の違い

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web会議とこれまでの会議の違い

web会議ではネット回線を利用して遠くの人とでも会議できる仕組みです。
ネットが普及した現在は多くの企業が導入しています。
同じような機能をもつテレビ会議もあるので違いが分からない方もいるかもしれません。
それぞれの特性を理解しましょう。
まず、テレビ会議では導入に専用端末と回線、スピーカーモニターなどが必要です。
専用機器を購入するので利用開始まで多少時間がかかります。
web会議ではネット回線とPCなどの端末があればすぐに利用できます。
専用回線や機器は必要なので短期間でスムーズな導入が可能です。
また、会議の場所を選ばないこともメリットです。
出張先のホテルや移動先のオフィスなど懐疑を出来る場所は自由です。
オフィス勤務だけでなく在宅勤務の方にも柔軟に対応できます。


効率が良いのがメリットですがデメリットがあります。
まず、専用回線を使うテレビ会費は映像や音声が高品質です。
ネット回線を使うweb会議はどうしてもネット接続環境に影響されます。
音質や画質が不安定になればスムーズに会議しにくいです。
移動先では特に要注意となります。
テレビ会議は回線や専用機器の購入などで多くのコストがかかります。
web会議ではそのような費用は必要なく、毎月の固定料金か従量課金となります。
支払い額がテレビ会議よりも安いですが、長期的に利用するなら注意が必要です。
テレビ会議は、導入後にかかるのは保守費用のみなので長期間の利用はむしろコストに優れます。
web会議では毎月ある程度のコストがかかります。
もし従量課金で大規模な会議をした場合、トータルのコストが高くなる可能性があります。


従来の対面式を比較してもメリット・デメリットがあります。
対面式の会議は参加者全員のスケジュール調整と会議室の予約が必要です。
一人でも欠席が出れば予定変更を余儀なくされるでしょう。
web会議はインターネットが繋がればいつでもどこでも開催できます。
時間の都合を合わせさえすれば効率的に会議を行えるのです。
複数の拠点を持つ企業が会議をすると少々手間がかかります。
他の拠点の企業が定例会議のために本社に集まる必要性が出てきます。
移動するのに時間も交通費がかかるため、どうしてもコストがかさんでしまいます。
web会議システムなら遠隔地でも問題ないので、移動時間やコストが大幅に削減されます。
意思決定もスピーディーに行えるので企業が成長する可能性も高まります。
しかし、参加者の表情や態度を読み取りにくいのがデメリットです。
対面式なら表情や態度を容易に読み取る事が出来ますが、web会議では音声がメインとなります。
ちょっとした変化に気づきにくくなるでしょう。
また、品質が回線に左右されるので途切れると会議が中断されてしまいます。
対面式ではそのようなことは起こりません。
トラブルを避けたいなら重要な会議はweb会議を利用しないなどの対策を施しましょう。

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