徹底解説☆web会議入門ガイド

web会議の仕組みを理解して導入してみよう

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web会議の仕組みを理解して導入してみよう

会議システムを使えば遠隔の人とも会議が出来ます。
様々なコミュニケーションができ、使う場所を問いません。
会意システムはweb会議・テレビ会議・ビデオ会議などが存在します。
機能や使い分けなどを把握してない人も多いでしょう。
それぞれの機能や違いを理解すれば自社に最適なシステムが分かります。
パソコン上のソフトウェア・ブラウザを使うのがweb会議です。
専用の端末を用いてカメラや音声機材を使うのがテレビ会議かビデオ会議となります。
テレビ会議・ビデオ会議は機能面や使いやすさの差はほぼありません。
機材が用意できるならどちらを使ってもOKです。
web会議システムは様々な企業からサービス展開されています。
提供方法は一般的にクラウド型かオンプレミス型に分かれます。
どちらの特性も理解しぜひ会議に取り入れてみましょう。


web会議システムはネット環境さえあればソフトやブラウザで会議に参加できます。
遠隔地のスタッフとの打ち合わせやクライアントとのリモート連絡も容易です。
web会議を使えば会議室を用意しなくてもいいのがメリットです。
互いの都合が合えば簡易なスペースすぐに開始できます。
クラウド型では会議システム用のサーバーの管理をお任せできます。
サービス提供者が管理するのでITの知識を持った社員がいない企業でも導入しやすいです。
初期の導入費も比較的抑えられます。
自社でサーバー提供できる企業はオンプレミス型が良いでしょう。
初期費用がかかり、複数拠点に接続するならMCU(多地点接続装置)も必要です。
コストがかかりますが、自社のセキュリティや用途に合わせてカスタマイズが容易に出来ます。


ビデオ会議システムは映像を写すためのカメラ・モニタ・スピーカーなど機材が必要です。
各拠点に必要なので初期コストは膨らみがちです。
また、会議室へ設置するので会議のときは移動しないといけません。
事前に予約も必要なので準備に手間取る点もデメリットでしょう。
専用の端末により映像は高解像度・高品質で処理されます。
画質はweb会議より鮮明に写ります。
安定に利用できるので重要な決定や取引先企業・優良顧客との会議に向いています。
安定して使うためには通信環境には気をつけましょう。
通信環境が悪いと映像や音声の品質が低下しやすくなります。
場所を変えるのが難しいなら専用回線を設定すれば映像の劣化などを防げます。
会議システムを継続して使うとランニングコストがかかります。
1年ごとに総コストを試算し、最適なシステムを選定することが大切です。
費用面だけでなく機能や技術面も目をむけましょう。

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